المشتريات والمخازن

قسما المشتريات والمخازن متاحان في باقتي الأعمال والمؤسسات (وللعرض أثناء التجربة المجانية). يظهران في القائمة الجانبية بعد التفعيل، ويمكن إخفاؤهما من الإعدادات ← الوحدات دون أن تُمس بياناتهما. المشتريات تعتمد على المخازن، فإخفاء المخازن يخفي المشتريات معها.

لا يفرض القسمان شيئاً على من لا يستخدمهما: المصروف يُسجَّل كما كان، واسم المورد في نافذة المصروف حقل حر يقترح الموردين المسجلين دون أن يُلزمك باختيار أحدهم.

دورة الشراء

1. طلب الشراء (PR-): يُنشئه المهندس أو المشرف بالأصناف والكميات المطلوبة للمشروع، ثم يقدّمه للاعتماد.
2. الاعتماد: بلا مصفوفة اعتماد يعتمد الطلبَ من يملك صلاحية الاعتماد. وإذا أعددت مصفوفة الاعتماد (من المشتريات ← مصفوفة الاعتماد) فلكل نوع مستند خطوات مرتبة بحد أدنى للمبلغ ومعتمِد لكل خطوة (دور، أو عضو، أو مدير مشروع المستند). مُنشئ المستند لا يعتمده بنفسه، ويمكن تعيين بديل يعتمد عن المعتمِد الأصلي أثناء غيابه ويُسجَّل اسمه.
3. طلب عروض الأسعار (RFQ-، اختياري): أرسل الأصناف لعدة موردين وأدخل عروضهم، فيُبنى كشف التفريغ تلقائياً بمقارنة الأسعار بنداً ببند وتمييز الأقل. الترسية تكون بنداً ببند، والترسية على غير الأقل سعراً تتطلب كتابة مبرر. الترسية تُنشئ أمر شراء مسودة لكل مورد فائز.
4. أمر الشراء (PO-): بالأسعار الصافية قبل الضريبة، مع خصم وأجور نقل اختيارية. عند تقديمه يمر بمصفوفة الاعتماد إن وُجدت خطوة تنطبق على مبلغه، وإلا يُرسل مباشرة. الرفض يعيده مسودة مع سببه. وتُتتبَّع الكمية المطلوبة في كل سطر من طلب الشراء حتى يصدر بها أمر.
5. الاستلام: من صفحة الأمر سجّل الكميات المستلمة (كاملة أو جزئية) إلى مستودع أو إلى مخزن موقع المشروع مباشرة، مع الكمية المرفوضة عند الفحص وملاحظته. يُنشأ إذن استلام مخزني مرتبط بالأمر وقيد محاسبي تلقائي. وإذا لن يكتمل التوريد فاختر «اكتمل التوريد» لإقفال الأمر على ما استُلم.
6. فاتورة المورد: من صفحة الأمر سجّل فاتورة المورد عليه. يقارن مسار المطلوب والمستلم والمفوتر (المطابقة الثلاثية)، ولا تُحمَّل التكلفة مرتين سواء سُجّلت الفاتورة قبل الاستلام أو بعده.

كل مستند له سجل زمني يحفظ الإنشاء والتقديم والاعتماد والرفض والتعليقات باسم صاحبها ووقتها.

من يرى ماذا

• يرى العضو مستندات المشاريع المسندة إليه فقط، وما أنشأه أو أُسند إليه، إلا إذا منحته صلاحية رؤية كل المستندات.
• الأسعار تُحجب في الخادم عمّن لا يملك صلاحية رؤية الأسعار (المهندس والمشرف افتراضياً).
• في الإعدادات ← الأعضاء ← الأدوار قوالب أدوار جاهزة لقسم المشتريات والمخازن (مدير مشتريات، مشترٍ، أمين مستودع، مدير مخازن...) تُعدَّل قبل حفظها.

الموردون

• سجل الموردين برقم لكل مورد (SUP-)، والرقم الضريبي ومدة السداد وبيانات التواصل. يمكن إنشاء الموردين من أسماء الموردين في فواتيرك السابقة دفعة واحدة.
• حالة المورد: جديد، معتمد، موقوف مؤقتاً، محظور. الموردون الحاليون معتمدون. المورد الجديد يبقى «جديداً» حتى يُؤهَّل فقط إذا فعّلت ضابط «أمر الشراء للمورد المعتمد فقط».
• وثائق المورد (السجل التجاري، شهادة الضريبة...) بتواريخ انتهاء، مع تذكير قبل انتهائها.
• بطاقة أداء المورد (التوريد في الموعد، متوسط التأخير، نسبة المرتجع، فرق السعر عن الأقل) وتقييم يدوي بعد إقفال الأمر.
• كشف حساب المورد وأعمار ديون الموردين والسداد القادم.
• الدفعات المقدمة للمورد: تُصرف من حساب بنكي وتُسجَّل رصيداً لك على المورد، ثم تُسوّى على فواتيره لاحقاً فتنقص المستحق عليها دون حركة بنكية جديدة.

الإشعار الدائن من المورد

عندما يُرجَع جزء من بضاعة سبق أن فوترها المورد، أو يمنحك خصماً بعد الفاتورة، سجّل إشعاراً دائناً (SCN-) من المشتريات ← الأرصدة الدائنة:

• إشعار مرتجع: مرتبط بمرتجع للمورد، وإشعار فعّال واحد لكل مرتجع.
• إشعار تخفيض سعر: خصم على قيمة سبق تحميلها.
• إذا كان الإشعار يحمل ضريبة قيمة مضافة فيجب إدخال رقم إشعار المورد واختيار الفاتورة الأصلية التي يعدّلها (المادة 54 من اللائحة التنفيذية لنظام ضريبة القيمة المضافة). الإشعار بلا ضريبة لا يُلزَم بذلك.
• يُستخدم الرصيد إما باسترداد نقدي إلى حساب بنكي، أو بالخصم من فاتورة أخرى للمورد نفسه.
• يظهر الإشعار والاسترداد والخصم في كشف حساب المورد، والأرصدة الدائنة في سطر مستقل.

العهد النقدية

من المشتريات ← العهد النقدية افتح عهدة لمندوب المشتريات: صندوق نقدي باسم حامله وبحد اختياري.

• التمويل والإرجاع بتحويل من حساب بنكي وإليه، ولا يُقبل تمويل يتجاوز حد العهدة.
• يُصرف من العهدة بنافذة المصروف المعتادة باختيارها حساباً مصدراً.
• لكل عهدة كشف بالوارد والصادر والرصيد. حامل العهدة الذي لا يملك صلاحيات مالية يرى عهدته وكشفها فقط.

المخازن

• دليل الأصناف بمكتبة جاهزة من مواد البناء الشائعة، ووحدة أساس لكل صنف ووحدات بديلة بعامل تحويل (كيس ← طن مثلاً). استيراد من Excel، وموردون مفضّلون للصنف، وتنبيه عند تكرار صنف، واقتراح صنف جديد يعتمده المسؤول، وطباعة ملصقات QR، والبحث بالباركود عبر قارئ USB.
• المستودعات: مستودع رئيسي ومخزن موقع لكل مشروع (يُنشأ عند أول حركة للمشروع). يمكن تعيين أمناء لكل مستودع؛ العضو بلا أمانات يعمل على كل المستودعات كما كان.
• الحركات: أذونات استلام (GRN-)، وصرف لمشروع (ISS-)، وتحويل بين المستودعات (TRF-)، ومرتجع، وتسوية، ورصيد افتتاحي. المستند المرحَّل لا يُعدَّل، وإلغاؤه يكتب حركات عكسية ويعكس قيده. التقييم بالمتوسط المرجّح المتحرك.
• التحويل بمرحلتين (عند تفعيله): تخرج الكمية من المستودع المرسل وتبقى «في الطريق» حتى يؤكد المستودع المستلم استلامها، ويُسجَّل أي عجز في مستند تسوية تابع.
• المرتجع للمورد (PRT-): يُرجع كمية مستلمة بتكلفة استلامها الأصلية ويخفض المستحق للمورد.
• الجرد (CNT-): أدخل الكميات المعدودة فتظهر الفروق، وعند الاعتماد تُسجَّل تسوية العجز أو الزيادة. يمكن تفعيل الجرد الأعمى (العادّ لا يرى الرصيد الدفتري) وفصل الجرد عن اعتماده (المعتمِد غير العادّ).
• حد الطلب لكل صنف في كل مستودع مع تنبيه عند النزول تحته.
• تبويب «المواد» في المشروع: ما صُرف للمشروع وتكلفته مقابل خطة المواد المخططة.

طلب صرف المواد

من المخازن ← طلبات الصرف يطلب المهندس أو المشرف مواد لمشروعه (MR-):

1. التقديم ثم الاعتماد (بمصفوفة الاعتماد إن أعددت لها سياسة، وإلا بصلاحية اعتماد طلبات الصرف، ولا يعتمد المُنشئ طلبه).
2. الصرف من المستودع بحدود المتبقي من الطلب والرصيد المتاح، ويمكن الصرف على دفعات. الكميات المعتمدة تُحجز من الرصيد المتاح حتى تُصرف.
3. إن لم يكفِ الرصيد، حوّل النقص إلى طلب شراء بنقرة.

وإذا فعّلت ضابط «الصرف لمشروع يتطلب طلب صرف معتمداً» فالصرف المباشر لمشروع بلا طلب يقتصر على المالك ومدير المخازن. الشراء المباشر للموقع من نافذة المصروف لا يتأثر.

ضوابط المشتريات والمخازن (اختيارية)

من المشتريات ← مصفوفة الاعتماد ← ضوابط المشتريات والمخازن. كلها معطّلة افتراضياً، والمنشأة التي لا تفعّلها تبقى على السلوك المعتاد:

التقارير

• المشتريات ← التقارير والرقابة: المطابقة، وأعمار الطلبات، وزمن الدورة، ومتابعة التوريد، والإنفاق، والملتزم به، وتاريخ الأسعار، والوفر من العروض، وأداء الموردين، والمستلم غير المفوتر.
• المخازن ← التقارير: الرصيد والتقييم (مع ما في الطريق)، والاستهلاك حسب الصنف، وفروق الجرد، والأصناف تحت الحد مع إنشاء طلب شراء للنواقص.
• تقارير المشتريات وكشف حساب المورد وأعمار الديون قابلة للطباعة والتصدير إلى Excel.